Telefon
Infolinia: PT 8:00 - 17:00
Godziny pracy infolinii
Poniedziałek 8:00 - 17:00
Wtorek 8:00 - 17:00
Środa 8:00 - 17:00
Czwartek 8:00 - 17:00
Piątek 8:00 - 17:00
Sobota Nieczynne
Niedziela Nieczynne
Kup teraz
Po Prostu Energia Kup teraz
Telefon
Infolinia: PT 8:00 - 17:00
Godziny pracy infolinii
Poniedziałek 8:00 - 17:00
Wtorek 8:00 - 17:00
Środa 8:00 - 17:00
Czwartek 8:00 - 17:00
Piątek 8:00 - 17:00
Sobota Nieczynne
Niedziela Nieczynne
Klient Strefa Klienta
7 sierpnia 2020 2020-09-03

  O czym warto pamiętać i co...

 active  active

5 rad jak zorganizować dobry przetarg na energie elektryczną lub gaz

 

O czym warto pamiętać i co jest niezbędne w postępowaniu przetargowym? Jakie istotne dokumenty należy przygotować przy organizacji przetargu na prąd lub gaz? Oto nasze rekomendacje, które w prosty sposób ułatwią ten proces.

 

1. Zebranie informacji wraz z dokumentacją to podstawa

 

Przygotowanie ofertowe bywa najbardziej czasochłonne. Jednak nie należy się spieszyć, a dobrze wykonana praca na tym etapie zaoszczędzi czas w późniejszych fazach projektu. Podanie jak największej ilości szczegółów dostawcom, gwarantuje nam uzyskanie dokładnych odpowiedzi.

Aby być dobrze przygotowanym do rozpoczęcia procedury przetargowej na prąd lub gaz ziemny, należy posiadać następujące informacje:

  • Cel i rodzaj postępowania
  • Osoba lub dział związana z projektem przetargowym oraz osoba odpowiedzialna za przygotowanie specyfikacji
  • Zakres/ilość zakupów
  • Budżet
  • Specyfikacja i jej podstawowe elementy
  • Kryteria wyboru
  • Pozostałe dokumenty przetargowe, np. kosztorysy do wyceny RFQ, prezentacje, zeszyty wymagań, etc.
  • Harmonogram

 

Ustalenie harmonogramu

Przygotowanie harmonogramu powinno zostać wykonane wewnętrznie w firmie. Ze względu na rodzaj kupowanego produktu (energii elektrycznej lub gazu), harmonogram może się różnić. Zarówno przy przetargu na prąd i gaz, w harmonogramie przetargowym powinno się znaleźć:

– termin zbierania informacji i dokumentacji przetargowej

– data rozpoczęcia postępowania przetargowego

– termin składania ofert

– ostateczna data składania ofert

– termin informujący dostawców o decyzji (kto wygrał przetarg)

– przewidywany czas wdrożenia

 

 

Dokumentacja przetargowa

Konieczne jest zebranie w całość wszystkich informacji o postępowaniu przetargowym. Pomocny w tym celu będzie kompleksowy plik RFQ. Można również wysłać zbiór poszczególnych elementów – załączników. Należy tylko pamiętać, aby dokumenty w miarę możliwości były w formatach nieedytowalnych (np. PDF).

 

Sprawdź: ofertę prądu dla średnich i dużych firm!

 

 

2. Wysyłając RFQ do dostawców, zapewnij wszystkim równe szanse

 

Gdy nadejdzie czas wysyłania zaproszeń do dostawców, należy bezwzględnie zachować wysokie standardy. Podstawą jest ustalenie wystarczająco dużej ilości czasu na przygotowanie oferty. Należy uwzględnić wszystkie etapy z harmonogramu i stopień skomplikowania przetargu, co może oznaczać że etap zbierania ofert potrwa nawet kilka tygodni.

Spośród większej ilości zgłoszeń, dobrze jest wytypować ok. sześć lub osiem firm (sprzedawców prądu czy gazu), biorących udział w dalszym procesie przetargowym. Warto jest zadbać o anonimowość firm zgłoszonych do udziału w przetargu, tak aby nie wiedzieli o swojej konkurencji. Aby każda firma uczestnicząca w przetargu miała takie same szanse na przygotowanie oferty, należy wysłać wiadomości do dostawców w tym samym czasie. Wysyłając e-maile do uczestników przetargu, najlepiej ustawić wysoki priorytet wiadomości i zaznaczyć potwierdzenie jej otrzymania oraz odczytania. Wiąże się z tym również zadawanie tych samych pytań i udostępnianie równoznacznych informacji, każdemu z biorących udział w przetargu. Istotne jest utrzymanie równych szans podczas całego procesu postępowania przetargowego.

 

3. Analizowanie zebranych ofert będzie decydujące

 

Po początkowym, odpowiednim przygotowaniu dokumentacji przetargowej, na tym etapie czas temu poświęcony nam się zwraca. Jeśli z góry narzuciliśmy dostawcom formularz wyceny, powinniśmy otrzymać spójne kosztorysy. Tym samym możemy teraz w szybki i łatwy sposób porównać oferty, dokonując oceny oraz wyboru.

Możemy dokonać w dowolnej formie podsumowania z kluczowymi informacjami. Takie podsumowanie może zawierać liczbę otrzymanych ofert, zdyskwalifikowane oferty oraz wypisane firmy zakwalifikowane do ostatecznej rundy negocjacyjnej. Warto skorzystać z wcześniej przygotowanych kryteriów wyboru, tzw. karty oceny – scorecard.

W ramach negocjacji można doprecyzować ofertę podczas rozmowy telefonicznej lub spotkania. Jeśli jest taka potrzeba, zawsze warto negocjować.

 

Przed dokonaniem ostatecznego wyboru, należy bardzo dokładnie zapoznać się z wszelką dołączoną dokumentacją. Ważne informacje mogą znaleźć się nawet w streszczeniu czy liście przewozowym. Wybór dostawcy padnie zapewne na firmę, która zaoferuje najlepsze warunki i cenę.

Po dokonaniu ostatecznego wyboru należy zarchiwizować całą dokumentację przetargową – wszystkie złożone oferty, karty wyboru oraz informacje o wynikach. Jeśli jednak korzystamy z platformy zakupowej, te czynności zostaną niejako wykonane za nas.

 

 

4.Finalizacja przetargu i jego wdrożenie to ostatnia prosta

 

O naszym wyborze dostawcy prądu lub gazu, należy poinformować wszystkich uczestników przetargu. Dotyczy to zarówno firmy, która wygrała przetarg, jak i pozostałych uczestników. Warto wysłać do wszystkich dostawców oficjalną wiadomość, z podziękowaniem za udział w postępowaniu przetargowym oraz informacją o wynikach. Pamiętajmy, że firmy uczestniczące w postepowaniu poświęciły czas (i pieniądze) na przygotowanie oferty i wobec tego okażmy im szacunek i chwilę czasu na zakończenie postępowania.

 

Ciekawą praktyką po zakończeniu przetargu jest przygotowanie krótkiej prezentacji, zawierającej kluczowe informacje, tj. np. stan sprzed przetargu, lista zaproszonych dostawców, złożone oferty wraz z porównaniem, wyniki negocjacji ze wskazaniem zwycięzcy przetargu i rezultatu oraz plan wdrożeniowy. Taka prezentacja może przydać się do celów wewnętrznych firmy i na spotkanie z zarządem.

 

Ze zwycięskim dostawcą warto umówić spotkanie wdrożeniowe lub załatwiać formalności drogą mailową czy telefoniczną. Kolejnym krokiem jest już podpisanie umowy.

 

5. Przegląd i ocena dostawcy jako klamra kompozycyjna przetargu

 

Po podpisaniu umowy z dostawcą i dopięciu wszystkich formalności związanych z realizacją umowy zakupowej możemy zamknąć temat przetargu. Warto jednak w toku działania kontraktu, dokonać okresowej oceny dostawcy. Można zrobić to raz w roku lub co sześć miesięcy. Zazwyczaj jest to kluczowa część życia zamówień. Podczas takiej oceny sprawdzamy, czy otrzymujemy wartość, na którą liczyliśmy, czy dostawca prądu lub gazu spełnia wszystkie założenia i wymagania podpisanej umowy i ustaleń na etapie przetargu.

Jeśli jesteśmy zadowoleni z usług firmy, która wygrała nasz przetarg, warto wystawić jej referencje. Będą one pomocne dla innych, którzy zastanawiają się czy wybrać właśnie tego dostawcę.

 

Zachęcamy do kontaktu z naszymi doradcami, jeśli poszukują Państwo firmy do postępowania przetargowego na dostawy prądu i gazu.

 

Podziel się: Facebook share LinkedIn share Twiiter share

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarzy do tego artykułu

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

Wróc do listy

Zainteresowany?

Zmniejsz swój rachunek za prąd. Poznaj naszą ofertę i zmień sprzedawcę energii elektrycznej na Po Prostu Energia.

Wyślij